Príprava prechodu na nový informačný systém

Príprava prechodu na nový informačný systém

tomenu Výberu nového informačného systému by mala predchádzať dôkladná analýza požiadaviek zákazníka. V tejto fáze jednania zisťujeme celkové očakávanie od nového IS, dôvody, ktoré viedli k rozhodnutiu opustiť existujúce riešenie. Musíme zistiť, ako zrealizujeme obchodný model a organizačnú štruktúru konkrétneho zákazníka.

Máme do toho ísť?

Aby sme predišli obojstranným nedorozumeniam a prípadným zbytočným nákladom, vo väčších organizáciach navrhujeme vypracovať predimplementačnú štúdiu. Tento dokument obsahuje súhrn zistených skutočností a zmapuje aktuálny stav využívania IS. Má jediný cieľ: preveriť, či prostriedkami nami poskytovaného IS je možné riešiť požiadavky zákazníka a presvedčiť sa, či vyhliadnutá aplikácia je vhodná pre daný účel. V prípade, že zistíme nevhodnosť navrhovaného riešenia pre zamýšlané účely, náklady na vypracovanie tohto dokumentu sú rádovo nižšie, ako náklady na neúspešnú realizáciu.


  Čo chceme od nového IS - analýza požiadaviek

Ak sa IS Vema ukázal ako vyhovujúci, pristúpime ku konkretizácii požiadaviek zákazníka. Požiadavky sa delia do 4 skupín:

• funkčnosť - realizácia určitých postupov v organizácii
• výstupy - zostavy a iné formy výsledkov, ktoré žiada manažment firmy na rôznych úrovniach
  
• organizačné - kto, kedy, čo a ako bude robiť v procese spracovania informácií
  
• systémové - technické zabezpečenie chodu, výber platformy a potrebného vybavenia

Náš osvedčený postup je taký, že sa vytvorí zoznam tých vlastností a postupov v spoločnosti, ktoré tvoria klúčové body toku informácií. Ak danú problematiku je možné riešiť pomocou nášho IS,  navrhneme riešenie, s ktorým súhlasí aj zákazník.
Ďalším krokom je zisťovanie, na akej platforme sa bude prevádzkovať budúci IS. Platformu navrhujeme s ohľadom na súčasné potreby ako aj na očakávaný ďalší vývoj a rozšírenie spoločnosti.

Ako realizovať naše predstavy?

Po zistení požiadaviek zákazníka vo veľkých organizáciách sa vytvorí projektová dokumentácia - implementačný projekt, ktorý vlastne obsahuje špecifikáciu potrebného hardverového a softverového vybavenia, návody a postupy, ako vykonať inštaláciu, konfiguráciu a zaškolenie užívateľov nového IS. Definuje užívateľov, ich skupiny a prístupové práva. Rieši začlenenie  IS  do procesov organizácie, poskytuje harmanogram  prác na zavedení, takisto aj metodické postupy  pre riešenie  jednotlivých  úkonov počas jeho využívania. V prípade potreby sa do projektu zahrňuje aj riešenie bezpečnostných rizík.